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5S

Arrumação? Só de pensar na palavra já vem o cansaço? Esqueça o cansaço e pense em organização e encontrar com mais facilidade documentos, livros entre outros.

Se ainda não sabe, existe uma técnica utilizada por muitas empresas que é o 5S, ferramenta organizacional que ajuda a manter seu ambiente de trabalho em ordem e mais produtivo.

Os 5S correspondem a “Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke”; que querem dizer: “classificar, organizar, limpar, padronizar e manter”.

É uma técnica de fácil compreensão e explicamos em detalhes o funcionamento da ferramenta, o que quer dizer cada um dos S por meio de dicas, para você aplicá-los em seu escritório, sua casa, sua mesa, enfim no seu dia-a-dia.

 

1.Seiri (classificar): nesta primeira etapa, olhe atentamente para o seu espaço de trabalho. Avalie tudo o que é relevante para a execução da atividade; descarte o que for supérfluo. Procure instituir esta etapa primeiramente na sua área de trabalho, e depois a expanda para os locais comuns a todos os colaboradores da sua empresa. Ela é fundamental para que a operação da sua empresa se torne mais eficaz e focada, pois é comum que, com o tempo, seus colaboradores passem a juntar, em suas áreas de atuação, objetos físicos e itens virtuais que atrapalhem as atividades e desviem suas atenções.

 

2.Seiton (organizar): já descartou tudo o que atrapalhava a execução das atividades? Então agora é hora de colocar a mão na massa – e organizar. Arrumar a bagunça, devolver objetos a seus devidos lugares e deixar tudo na mais perfeita ordem, de preferência.

 

3.Seisô (limpar): depois de organizadas, as coisas precisam ser limpas. Este talvez seja o S mais fácil de se implantar, já que a maioria de nós, brasileiros, pode não ser lá tão organizada; mas o nosso gosto pela limpeza — tanto corporal quanto das áreas que ocupamos – é mundialmente reconhecido.

 

4.Seiketsu (padronizar): uma vez que você já instituiu os três S anteriores, é hora de levar a coisa a um novo patamar: padronizar o que foi feito. É costume ouvirmos empreendedores dizendo que adotaram a ferramenta de forma esporádica, normalmente uma vez no ano – quase sempre no início ou no final. Esta quarta etapa visa combater a prática: Seiketsu significa adotar os 3S iniciais como práticas rotineiras da empresa.

Em outras palavras, você precisa definir os padrões e os procedimentos para que os primeiros 3S sejam incorporados às práticas diárias da sua empresa.

Ainda que seu empreendimento esteja no início, é importante que você já estabeleça estas práticas como culturais desde já, pois elas poderão fazer toda a diferença no futuro, beneficiando sua organização e sobretudo a eficiência das suas atividades.

 

5. Shitsuke (manter): já implantou todos os “ésses” anteriores? Muito bem, agora é manter! Shitsuke é a etapa dos 5S em que os quatro precedentes se tornam uma disciplina, uma cultura da organização. Neste momento, seus colaboradores já deverão praticar os 4S iniciais automaticamente.

Uma última dica: para estimular a implantação destas práticas, você pode criar uma newsletter, ou mesmo um “jornal-mural” com as decisões tomadas em reunião, e o progresso dos trabalhos. Assim, todos terão consciência de seus papeis nos processos do 5S.

 

Fonte: Endeavor